Configuração de aprovação de e-mail

Use esta página para configurar suas notificações de e-mail de aprovação.

Esta página tem as seguintes configurações.

Enviar notificação de aprovação de e-mail

Selecione esta configuração para configurar notificações de e-mail para faturas que requerem sua aprovação. (Padrão: apagado)

Tipo de notificação de e-mail

Selecione um dos valores abaixo para determinar quando estes e-mails são enviados.

• Imediatamente, para cada fatura atribuída a mim.

  Selecione esta configuração para que um e-mail seja enviado para cada fatura que ingressar no estado Aprovação e precisar da sua aprovação. (Padrão: selecionado)

• Por agendamento, para todas as faturas pendentes atribuídas a mim.

  Selecione esta configuração para que um e-mail seja enviado em um intervalo específico que inclui todas as faturas que precisam da sua aprovação.

Esta configuração está disponível apenas quando a configuração Enviar notificação de aprovação de e-mail acima estiver selecionada.

Enviar uma notificação de e-mail a cada X dias às Y horas

Insira um intervalo em dias e uma hora de início para o momento em que um e-mail de aprovação cumulativa será enviado. (Padrão: 1 dia e 12 horas)

Esta configuração está disponível apenas quando as opções Enviar notificação de aprovação de e-mail e "Por agendamento, para todas as faturas pendentes atribuídas a mim" acima estiverem selecionadas.

Máximo de faturas por e-mail

Insira um valor que limite quantas faturas são enviadas em um único e-mail. Se o número de faturas exceder essa quantidade, são enviados vários e-mails.

Esta configuração está disponível apenas quando a opção Enviar notificação de aprovação de e-mail acima estiver selecionada. (Padrão: 100)

Assunto do e-mail

É o assunto do e-mail de notificação enviado. Edite quando necessário.

Esta configuração está disponível apenas quando a opção Enviar notificação de aprovação de e-mail acima estiver selecionada. (Padrão: Mensagem de aprovação na caixa de entrada)

Corpo do e-mail

O conteúdo principal do e-mail de notificação enviado. As tags são representadas pelo texto entre colchetes. Por exemplo, [InvoiceCount] é substituída pelo real número de fatura de uma fatura quando o e-mail é enviado. Edite o texto quando necessário.

Esta configuração está disponível apenas quando a opção Enviar notificação de aprovação de e-mail acima estiver selecionada.

As tags a seguir estão disponíveis no Corpo do e-mail e nas Informações sobre a fatura.

Tag	Descrição
[Name]	Seu nome de usuário no Kofax AP Agility e Kofax TotalAgility.
[InvoiceCount]	Número de faturas disponíveis para sua aprovação.
[OrganizationName]	Nome da organização.
[BusinessUnit]	Unidade comercial.
[InvoiceFileName]	Nome do arquivo do anexo de uma fatura.
[VendorName]	Nome do fornecedor da fatura.
[InvoiceDate]	Data da fatura.
[InvoiceAmount]	Valor da fatura.
[InvoiceCurrency]	Moeda da fatura.
[CurrentDate]	Data do servidor do Kofax TotalAgility em que um e-mail foi gerado, em formato AAAA-MM-DD.
[CurrentUtcDate]	Data na UTC do servidor do Kofax TotalAgility em que um e-mail foi gerado, em formato AAAA-MM-DD.

Informações sobre a fatura

As informações incluídas para cada fatura no e-mail, adicionadas abaixo no Corpo do e-mail. Edite o texto quando necessário.

Esta configuração está disponível apenas quando a opção Enviar notificação de aprovação de e-mail acima estiver selecionada.

Notificar o resultado

Selecione um dos valores a seguir para incluir os resultados de aprovação ou rejeição no e-mail.

• Nenhum.

  Nenhum e-mail é enviado relatando o sucesso ou a falha de aprovações ou rejeições. Esta informação ainda está disponível se o usuário acessa o Kofax AP Agility e visualiza as faturas na Fila de trabalho.

• Falha.

  E-mails de notificação são enviados se uma aprovação ou rejeição falha. Isso pode ocorrer se outro usuário editar uma fatura de alguma maneira, entre o momento de recebimento de e-mail de notificação e ao processar a mesma fatura. Do mesmo modo, um e-mail de falha é enviado se um comentário obrigatório está ausente quando uma fatura é rejeitada.

• Tudo.

  E-mails de notificação são enviados para todas as ações. Isso inclui confirmações de sucesso de aprovação ou rejeição, assim como notificações de falha.

Anexar fatura ao e-mail

Se for selecionada, uma ou mais faturas é adicionada ao e-mail como anexo. O destinatário, então, pode consultar a fatura antes da aprovação ou rejeição.

Esta configuração está disponível apenas quando a opção Enviar notificação de aprovação de e-mail acima estiver selecionada. (Padrão: selecionado)